En opgave, der følger de samme trin igen og igen, kan ofte automatiseres, når reglerne er tydelige, og oplysningerne findes digitalt. RPA kan hente oplysninger, overføre dem mellem systemer og følge en fast arbejdsgang. Men processen skal være stabil nok til, at reglerne kan følges. Ellers risikerer automatiseringen blot at gentage fejl hurtigere. BizPerformer beskriver digitalisering af arbejdsprocesser med og uden AI på denne side.
Følg opgaven gennem hele arbejdsprocessen
Se på, hvad medarbejderen gør fra det øjeblik, opgaven kommer ind, til den er afsluttet. Skriv ned, hvilke systemer der bruges, hvilke oplysninger der indtastes, og hvor der træffes beslutninger. En enkel procesbeskrivelse er nok: Notér trinnene i rækkefølge, og markér, hvor nogen skal vurdere noget eller finde manglende information.
Opgaver egner sig typisk bedst, når de gentages, følger faste regler og bruger ensartede digitale oplysninger. Det kan for eksempel være at hente oplysninger fra en formular, kontrollere bestemte felter og registrere resultatet i et andet system. Kræver opgaven derimod skøn, forhandling eller fortolkning af uklare dokumenter, bør virksomheden overveje at dele processen op. Et menneske kan fortsat stå for de vurderinger, der ikke kan beskrives som faste regler.
Hold øje med afvigelser. Hvad sker der, hvis et felt mangler, en kunde bruger en anden betegnelse, eller et system ikke svarer? Beskriv disse situationer, inden automatiseringen udvikles. Regler for fejl og undtagelser er lige så vigtige som den normale arbejdsgang: Systemet skal kunne standse, sende sagen til manuel behandling eller give besked til den ansvarlige.
Brug disse spørgsmål til at vurdere opgaven:
- Er trinnene ens fra sag til sag?
- Kan reglerne beskrives, så medarbejdere følger samme fremgangsmåde?
- Findes oplysningerne i digitale systemer, og er adgangen godkendt?
- Kan undtagelser genkendes og håndteres uden gætteri?
Hvis svarene peger i forskellige retninger, behøver det ikke betyde, at automatisering er udelukket. Virksomheden kan først rydde op i arbejdsgangen, placere ansvaret tydeligt eller forbedre datakvaliteten. Automatisering giver mest mening, når processen er forstået og kan forklares til dem, der skal holde øje med den.
Skeln mellem automatisering og bredere digitalisering
RPA udfører bestemte handlinger efter faste regler, ofte i de samme skærmbilleder og systemer, som medarbejderne bruger. Bredere digitalisering kan ændre hele arbejdsprocessen: hvordan en sag modtages, hvem der godkender den, og hvor oplysningerne gemmes. Det er forskellige tilgange, selv om de godt kan indgå i samme løsning.
Undersøg derfor, om udfordringen skyldes gentagne klik og indtastninger, eller om selve arbejdsgangen er uhensigtsmæssig. Hvis en medarbejder kopierer de samme oplysninger mellem systemer, kan automatisering af handlingerne være nok. Hvis oplysningerne bliver oprettet flere steder, ansvaret er uklart, eller godkendelser går på tværs af afdelinger, kan automatisering af hele arbejdsgangen være mere relevant.
Beskriv det ønskede resultat, inden teknologien vælges. Skal løsningen fjerne manuel indtastning? Skal den sende en sag til den ansvarlige godkender? Eller skal den samle data og dokumentation ét sted? Svarene viser, om opgaven kan begrænses til en automatiseret funktion, eller om virksomheden først bør ændre processen.
AI kan bruges, når arbejdet omfatter tekst, mønstre eller indhold, der ikke følger faste regler. Det gør ikke AI til det rigtige valg i alle tilfælde. Faste regler er ofte lettere at teste og kontrollere, mens AI kan kræve særskilt vurdering af kvalitet, menneskelig kontrol og fejlhåndtering. Nogle arbejdsprocesser kan kombinere metoderne; andre har slet ikke brug for AI.
BizPerformer digitaliserer arbejdsprocesser og automatiserer arbejdsgange med og uden AI. Løsningerne bygges i faser og afstemmes med virksomhedens forretning fra start. Når behovet endnu ikke er fuldt beskrevet, kan processen først undersøges og afgrænses. Derefter kan virksomheden tage stilling til, hvilke dele der skal udvikles eller ændres.
Kontrol, brugeradministration og compliance
Automatisering bliver en del af virksomhedens drift, så adgang og ansvar skal være tydelige. Brugeradministration omfatter blandt andet, hvem eller hvad der må logge ind, hvilke systemer der kan tilgås, og hvilke handlinger brugeren må udføre. Gennemgå adgangen, inden en automatiseret proces sættes i drift, og sørg for, at ejerskab og ændringer kan følges.
Overvej også, hvordan adgangen håndteres, når roller ændres, eller en løsning ikke længere skal bruges. Begræns adgangen til de systemer og oplysninger, som opgaven kræver. Aftal, hvem der godkender ændringer, hvem der får besked ved fejl, og hvem der følger op på driften. Uden en ansvarlig kan en automatiseret arbejdsgang fortsætte med forældede regler, selv om virksomhedens behov har ændret sig.
Compliance betyder, at virksomheden følger de krav, regler og interne politikker, der gælder for dens drift og data. Automatisering sikrer ikke i sig selv, at kravene er opfyldt. Beskriv derfor, hvilke oplysninger processen behandler, hvem der har adgang, hvilke kontroller der udføres, og hvordan beslutninger og ændringer dokumenteres. Ved høje dokumentationskrav bør virksomheden også vurdere sine compliance-behov særskilt.
NIS2 kan indgå i virksomhedens vurdering af cybersikkerhed og ansvar, men en automatiseret proces garanterer ikke, at relevante krav er opfyldt. Undersøg, hvilke systemer og leverandører processen afhænger af, hvordan fejl eller driftsafbrydelser håndteres, og hvem der følger op. Hvis virksomheden er omfattet af særlige krav, bør den sikkerheds- og complianceansvarlige inddrages, inden løsningen sættes i drift.
BizPerformer tilbyder brugeradministration, platformhosting samt drift og overvågning 24/7. Aftal, hvordan adgang, support og driftsansvar fordeles mellem virksomheden og leverandøren. InfoBridge tilbyder dokumentation og compliance for virksomheder med høje krav. Virksomheden skal stadig fastlægge, hvilke kontroller den selv står for, og hvilke ydelser en ekstern part leverer.
Afprøv, byg internt eller få ekstern hjælp
En afgrænset prøve viser, om reglerne fungerer i praksis. Vælg en proces med kendte trin, hvor fejl kan opdages, inden de får følger for kunder eller økonomi. Aftal på forhånd, hvad der skal kontrolleres: korrekt registrering, håndtering af undtagelser, adgangsstyring og muligheden for at standse processen. Brug resultaterne til at rette regler og ansvar, inden løsningen udvides.
Intern udvikling kan være oplagt, når virksomheden har kompetencerne til at bygge, teste og vedligeholde automatiseringen, og processen er velbeskrevet. Arbejdet slutter dog ikke, når løsningen sættes i drift. Nogen skal følge ændringer i systemer, opdatere regler og reagere på driftsfejl. Hvis ingen har ansvaret for det, skal vedligeholdelsen indgå i virksomhedens vurdering.
Ekstern rådgivning eller outsourcing kan være værd at undersøge, hvis virksomheden mangler tid, tekniske færdigheder eller kapacitet til løbende drift. Aftal, hvem der ejer løsningen, hvordan ændringer godkendes, hvilke oplysninger leverandøren får adgang til, og hvordan dokumentationen udleveres. Aftalen bør også beskrive, hvem der håndterer fejl og support, og hvordan løsningen overdrages, hvis samarbejdet ændres. Rådgivning, support og platformdrift tilbydes af bizperformer.com.
BizPerformer tilbyder teknologirådgivning, IT-konsulentydelser, sparring og support. Det kan omfatte både den tekniske vurdering og sammenhængen med virksomhedens arbejdsgange. Bed om en beskrivelse af opgaven, faserne, ansvarsfordelingen og den løbende drift. Det er særligt nyttigt, når automatiseringen berører flere systemer eller kræver faste kontroller.
Der er tre mulige spor: Afprøv selv, når opgaven er enkel og kompetencerne findes internt; ændr processen, hvis regler og undtagelser stadig er uklare; eller inddrag ekstern hjælp, hvis udvikling, sikkerhed eller drift kræver ressourcer, virksomheden ikke har. Uanset sporet skal de ansvarlige kunne forklare, kontrollere og standse automatiseringen. Dermed bliver teknologien en del af arbejdsprocessen, ikke et ekstra system uden ejer.
Læs den faglige forklaring på BizPerformers ordbogsside om RPA for at se, hvordan begrebet hænger sammen med automatisering af arbejdsprocesser.